Guarda de XML/JSON: Estratégia Essencial para Compliance no IVA Dual

Em meio à transição para o novo sistema de IVA Dual, previsto na LC 214/2025 (artigos 116 a 120, disponíveis em https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp214.htm), empresas brasileiras enfrentam o desafio de gerenciar um volume massivo de documentos fiscais eletrônicos em formatos XML e JSON. A guarda adequada desses arquivos e evidências associadas não é apenas uma boa prática, mas uma obrigação acessória crítica para o Declaração de Receitas e Despesas Eletrônicas (DeRE), reporting e compliance. Com a Produção Restrita já ativa para testes desde 2025, conforme manuais do SPED (http://sped.rfb.gov.br/item/show/2918), e a entrada em vigor plena em 01/01/2026, entender como armazenar e recuperar esses dados pode evitar multas e autuações fiscais.

O panorama do IVA Dual exige uma arquitetura robusta de armazenamento, integrando NF-e, NFS-e e os novos leiautes com campos adicionais para split payment (detalhados na NT 2026.001, https://www.reformatributaria.com/tecnologia/notas-tecnicas-detalham-vinculacao-de-pagamentos-aos-documentos-fiscais-no-split-payment). A LC 214/2025 estabelece na lei a obrigatoriedade de trilha de auditoria para obrigações acessórias (art. 142), mas a interpretação operacional e detalhes técnicos dependem de atos infralegais como as Notas Técnicas da biblioteca RTC/NT 007 para NFS-e (https://www.gov.br/nfse/pt-br/biblioteca/documentacao-tecnica/rtc). No DeRE, os leiautes exigem retenção de XML/JSON originais por pelo menos 5 anos, mais tempo em casos de litígio, com integração ao Portal de Apuração (https://consumo.tributos.gov.br). Empresas devem mapear fatos geradores – como aquisições e prestações – e vincular evidências de pagamento via split payment, especialmente no varejo e serviços.

Para uma estratégia eficaz, adote uma governança de dados com classificação por tipo: XML para NF-e/NFS-e tradicionais e JSON para payloads da DeRE e relatórios de compliance. No ambiente de Produção Restrita, testes revelam que rejeições por inconsistências em campos novos (ex.: GTIN e CES) demandam recuperação rápida de XMLs para reconciliação, conforme roteiros de teste no SPED. Checklists semestrais de transição recomendam backups imutáveis (WORM) em nuvem ou on-premise, com indexação por chave única (CHV ou RFB). No setor de serviços, com NFS-e, e no varejo com PDV/TEF, a NT 2026.001 impõe conciliação pagamento-documento, exigindo armazenamento de eventos como estornos e chargebacks. Riscos de não conformidade incluem glosas em apurações, como alertado no FAQ do MF (https://www.gov.br/fazenda/pt-br/acesso-a-informacao/acoes-e-programas/reforma-tributaria/arquivos/perguntas-e-respostas-reforma-tributaria_.pdf).

Recuperação eficiente depende de ferramentas de busca full-text e APIs integradas ao ERP, garantindo trilha auditável para fiscalizações. Estudos da Consultoria Legislativa da Câmara (https://www2.camara.leg.br/atividade-legislativa/estudos-e-notas-tecnicas/publicacoes-da-consultoria-legislativa/reforma-tributaria) destacam impactos na cadeia: no imobiliário e Comex, XMLs de importação/exportação precisam cruzar com regimes aduaneiros; no financeiro, DeRE exige evidências de regimes favorecidos como Simples Nacional. Para MEI e Simples, a LC 214/2025 (art. 150) simplifica, mas sistemas ainda pendentes de NTs demandam testes em Produção Restrita. Automotivo e varejo enfrentam picos de volume, recomendando automação de retenção com metadados do Glossário Oficial (https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/manuais/reforma-tributaria-do-consumo/glosario-da-reforma-tributaria-do-consumo-versao-2-novembro25).

Não deixe o compliance para a última hora: invista em estratégias de guarda que alinhem lei, regulamentação e operação diária. Com o cronograma apertado – convivência de modelos até 2032 –, uma auditoria interna de XML/JSON agora prepara para 2026 sem surpresas. Consulte as fontes oficiais e profissionais para adaptações setoriais, transformando obrigação em vantagem competitiva.